A gestão de projetos e o Project Office

Para que sejam alcançados todos esses benefícios do Escritório de Projetos, é necessária uma implantação bem-planejada do mesmo. Para que essa implantação seja o mais tranqüila possível, é importante que ela ocorra aos poucos, educando os gerentes e funcionários para essa nova realidade.

Na área de Tecnologia da Informação – TI –, principalmente, as mudanças têm sido cada vez mais constantes. Há necessidade de atualização rápida de hardware e, devido às novas tecnologias – wireless, automação... –, há mais demanda de software adequado. A competitividade exige que a atualização e a busca pelo ganho de produtividade e menos gastos sejam constantes.

Devido a essas mudanças rápidas, surgem mais projetos, e muitos deles grandes, com alto grau de complexidade e com bastante novidade tecnológica. O profissional de TI precisa não só se atualizar com uma grande freqüência, mas também manter bem-organizado o controle dos projetos. A necessidade de planejamento sistemático está cada vez maior. Através dos planos de prazo, escopo e custo, além de outros, é que o Gerente de Projeto avalia o desenvolvimento do mesmo, define contingências, sabe o momento de agir em cada atividade e mantém a equipe organizada e afinada, da mesma forma que uma orquestra sinfônica. Cada um deve conhecer o que irá fazer, quando e quanto deve consumir de tempo e dinheiro.

Controlar um projeto exige uma metodologia, organização e disciplina muito grande. Em uma empresa ou área existem muitos projetos com diferentes níveis de complexidade. O gerente dessa empresa ou área é responsável por conhecer e administrar de forma geral cada um desses projetos. Essa não é uma atividade simples e também exige muita organização. Para suprir essa demanda, as empresas estão utilizando, cada vez mais, o conceito de Project Office – PO.

O Project Office é a única área da empresa que possui uma visão de todos os projetos. Conhecendo-os, ele tem como objetivos...

1 –      A melhoria da eficiência no planejamento e condução dos mesmos.

2 –      A informação rápida sobre os projetos existentes.

3 –      A situação atual de cada um.

4 –      O auxílio nas decisões a serem tomadas sobre o futuro de cada projeto.

Como o Project Office pode contribuir na Gerência de Projetos?

Existem cinco atividades principais que são desempenhadas pelo PO, de acordo com o Gartner, que muito contribuem para o gerenciamento de projetos...

1 –    Padronização de uma metodologia para a empresa – Essa atividade se resume a definir uma ferramenta e métodos – padrões)– de controle e acompanhamento dos projetos, assim como manter essa(s) ferramenta(s) e métodos atualizados e adaptados às necessidades da empresa. Além disso, o Project Office deve programar treinamentos para os funcionários e mantê-los atualizados na metodologia e ferramenta.

2 –    Avaliação dos recursos de projetos – São analisados todos os recursos do projeto...

·        humano;

·        financeiro;

·        tempo e

·        material.

Essa avaliação é muito importante para a análise de desempenho dos projetos e priorização dos mesmos.

3 –    Planejamento de projetos – Esse planejamento é centralizado e coordenado no PO. Tal atividade tem como objetivo manter organizado, priorizado, distribuído em áreas e devidamente documentado cada projeto. Através do Project Office é possível se obter também dados históricos que auxiliam a elaboração de novos planos.

4 –    Gerenciamento de projetos – O PO é responsável por prestar a consultoria durante todo o ciclo do projeto e definir melhores práticas de trabalho para facilitar o gerenciamento e conduzir esse gerenciamento dentro das práticas.

5 –    Revisão e análise de projetos – Constante revisão das atividades, custo e prazo do projeto e impactos no desempenho do mesmo. É necessário que a empresa conheça se os objetivos do projeto estão sendo atingidos, e se há desvios, para que sejam tomadas decisões preventivas e não-corretivas.

A necessidade de uma área conhecer e controlar todos os projetos surgiu com a necessidade de organização dos trabalhos existentes de prevenção e correção do bug do ano 2000. Passada essa demanda, as empresas perceberam o ganho existente com esse controle e aperfeiçoaram tal trabalho, criando o Escritório de Projetos para acompanhar os demais projetos da empresa.

Tendo em vista a importância do Project Office, as empresas estão optando, cada vez mais, por essa forma de centralização do gerenciamento dos projetos. Essa tendência é prevista pelo Gartner, tendo em vista os resultados já observados com a implantação do PO nas organizações: Até 2004, as empresas de Informática e Serviços de Tecnologia que estabelecerem padrões para gerenciamento de projetos, incluindo um Escritório de Projetos com boa governabilidade, vão experimentar metade dos problemas de custos, atrasos e cancelamento de projetos do que as que não conseguirem adotar essas práticas – 70% de probabilidade. Gartner Group – agosto de 2000.

Para que sejam alcançados todos esses benefícios do Escritório de Projetos, é necessária uma implantação bem-planejada do mesmo. A introdução de uma nova forma de trabalhar pode gerar confusão e descontrole se não for bem-divulgada e não tiver claros seus objetivos e método de trabalho. Para que essa implantação seja o mais tranqüila possível, é importante que ela ocorra aos poucos, educando os gerente e funcionários a essa nova realidade.

Fonte

LABUTO, Gianncarla Cutini Barcellos. A Gestão de Projetos e o Project Office. Disponível em: <http://www.ietec.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/103>.